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Organiser une réunion hybride entre personnes présentes et à distance

Les réunions hybrides sont devenues monnaie courante au sein des entreprises et ce même avant la crise de la Covid-19. Toutefois, il peut être compliqué d’organiser de tels rendez-vous, et ce, pour plusieurs raisons d’ordre pratique. C’est pourquoi nous allons tenter de vous apporter quelques conseils.

Principe de la réunion hybride

Une réunion hybride nécessite avant tout de bien comprendre les enjeux d’un tel dispositif.

Le but de ces réunions est de pouvoir communiquer et échanger avec toutes les personnes prenant part au dispositif, qu’elles soient en présentiel ou en distanciel.

En d’autres termes, il est nécessaire d’avoir tous les participants disponibles, connectés en même temps en audio et en vidéo (si possible) et pouvant réagir à la réunion comme s’ils y étaient présents.

C’est là le défi de ces réunions qui doivent être d’aussi bonne qualité que si tout le monde était rassemblé dans la même pièce. L’intérêt premier étant de pouvoir communiquer et progresser sur des sujets d’importance pour votre entreprise ou association.

Comment organiser ses réunions

Organiser une réunion hybride nécessite plus de préparation et de matériel qu’une réunion physique. Les réunions physiques peuvent être organisées à, presque, n’importe quel endroit et à n’importe quel moment. Cela s’explique puisqu’elle ne requiert que d’avoir les personnes concernées dans la pièce ainsi que les objets du projet étant à discuter. Les réunions à distance sont une autre paire de manches.

En effet, celles-ci vont nécessiter plusieurs éléments : 

  • Un moyen de communication
  • Un moyen d’échanger (notamment des présentations)
  • Une date et un horaire précis
  • Du temps de mise en place.

Ces éléments s’expliquent par la complexité de présenter un sujet en direct sans avoir le moyen de le montrer de façon visuelle et interactive aux autres. Le but de la réunion est, après tout, d’obtenir des réactions et des réponses de la part de vos collaborateurs.

Techniques de communication

Il existe plusieurs supports qui peuvent vous aider à organiser et à réaliser vos réunions dans les meilleures conditions.

Un écran interactif connecté peut, par exemple, vous offrir un outil de communication et d’interactivité propice à une collaboration optimale entre vos participants. L’interactivité de l’écran permet de renforcer l’efficacité de vos équipes en présentiel comme en distanciel puisqu’il offre une pluralité d’applications pour le travail hybride. En alliant l’image à l’explication orale pour votre auditoire, vous pourrez obtenir d’excellents résultats de communication.

Un visualiseur peut aussi être un avantage dans une salle de réunion parce que ce dernier agit comme un grand tableau à rétroprojection. Cela permet aux collaborateurs présents dans la pièce d’assister directement aux présentations mises en avant par le maître de conférence et de faire apparaître les autres participants à l’écran pour les inclure de façon plus fluide dans la réunion.

Il est tout aussi important de revenir aux éléments les plus élémentaires pour une bonne communication hybride. Prenez, par exemple, la qualité des micros, fixes et sans fils, qui permettent une meilleure qualité sonore pour vos collaborateurs, ce qui rendra vos instructions fluides. Il en va de même pour les caméras afin que les vidéos ne soient pas saccadées (cela peut aussi être dû à une surcharge du réseau wifi).