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Désormais menuisier vide: aide au chaos de bureau

Nettoyer le bureau au lieu du chaos créatif: le battage médiatique du rangement et du tri ne s’arrête pas non plus au lieu de travail. Combien de commande doit-il être? Avec ces approches, le tableau reste clair à long terme.

De petites boîtes divisent de grands tiroirs, les vêtements sont pliés en petits paquets et soigneusement triés par couleur: Partout où cela ressemble, il y a une fan de la reine bien rangée Marie Kondo. L’un des points centraux lors du nettoyage selon votre « méthode KonMari » est la question: « Cela suscite-t-il de la joie? » Ce qui ne suscite aucune joie ne peut disparaître. Avec son livre «La joie au travail», qu’elle a écrit en 2020 avec le psychologue organisationnel Scott Sonenshein, son principe a maintenant également atteint le lieu de travail.

Comme à la maison, Kondo recommande de vider le bureau en se consacrant d’abord aux livres, puis aux documents et enfin au « komono » (petits objets / divers). Enfin, on revient aux objets chargés émotionnellement.

Par exemple, Kondo nettoie les documents selon une règle de base: «Tout trier». Ce qui reste est divisé en catégories jusqu’à la dernière feuille et idéalement maintenu debout dans un dossier suspendu ou dans des dossiers. Les affaires non terminées qui sont pertinentes pour la journée de travail respective reçoivent leur propre sujet.

Le principe du tiroir à couverts

Jürgen Kurz, expert en efficacité, estime que cette méthode fonctionne bien dans le secteur privé, par exemple avec les vêtements. Sur le lieu de travail, cependant, il n’est pas si facile de décider de ce qui est vraiment amusant, selon l’auteur («Forever rangé»).

L’expert suit sa propre approche de nettoyage. « Tout le monde a des zones qui ont été rangées – pour toujours », explique Kurz les bases de son principe d’organisation. Le meilleur exemple est probablement le tiroir à couverts dans la cuisine: grâce à l’insert subdivisé, toutes les pièces ont leur place et y sont toujours remises.

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« Et puis il y a l’autre tiroir, » dit Kurz. Le fouet, les élastiques et les cuillères en bois s’y confondent. Pour éviter cela, Kurz conseille: « Donnez à toutes choses une maison, alors rien ne peut traîner. »

Si vous transférez cela sur votre bureau, la question se pose: qu’est-ce que tout a besoin d’une maison ici? Pour Kurz, chaque poste de travail comporte sept zones.

– Une étagère peut être placée sur le bureau pour la boîte de réception. Donc, tout ce qui entre finit dans les rayons et n’est pas distribué partout.

– Selon Kurz, il est préférable de conserver les informations importantes telles que les listes téléphoniques, l’aperçu des centres de coûts ou la liste des tâches dans un livre de diapositives ou un dossier.

– Pour les projets en cours, Kurz recommande une sorte de dossier de resoumission avec 31 sujets. Voici comment le dossier peut être lié au calendrier: Tous les documents et informations sur un projet sont regroupés et triés à la date d’échéance.

– Les projets en équipe peuvent être traités de la même manière. Tous les collègues impliqués peuvent accéder au dossier du projet en même temps.

– Du matériel d’information comme des magazines que vous aimeriez lire vient en pile. À partir d’une certaine hauteur de pile, vous devez simplement jeter les dix derniers.

– Les fournitures de bureau telles que stylos, poinçons ou post-it doivent avoir une place permanente, soit dans un tiroir cloisonné, soit dans une boîte sur le bureau.

– La liste des choses à faire ou le calendrier peuvent être visiblement sur le bureau.

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Mais y a-t-il un avantage si le bureau a l’air d’une propreté éclatante? Ghita Giede, coach pour l’organisation et le rangement, est convaincue que « ce dicton » le génie maîtrise le chaos « n’est tout simplement pas vrai. Le rangement et l’organisation demandent beaucoup de travail au début et demandent de la discipline au quotidien.

Au final, cela fait gagner du temps car il n’y a pas besoin de chercher. «Les gens perdent jusqu’à 90 minutes par jour à chercher des choses ou à faire des va-et-vient», prévient Giede. Le résultat: tout le monde est agacé – le responsable, les collègues et vous aussi. Néanmoins, l’ordre n’est souvent pas particulièrement important et bien d’autres choses semblent souvent plus importantes.

Démarche de nettoyage radicale: les « charpentiers vides »

Giede recommande à chacun de devenir un soi-disant « charpentier vide ». Seuls les éléments les plus importants comme la souris, le clavier, le téléphone, le stylo et un morceau de papier peuvent être trouvés sur le bureau. Elle recommande quatre boîtes pour le tri: une pour les choses que vous voulez donner, une pour les choses que vous voulez garder, la troisième pour les choses dont vous n’êtes toujours pas sûr et la quatrième pour tout ce qui doit être éliminé.

Aussi important: garder votre ordinateur en ordre. Giede recommande de nombreux dossiers. Vous pouvez simplement trier par ordre alphabétique: sous A, vous trouverez tout ce qui commence par A. Les différents sujets avec A à leur tour ont chacun un sous-dossier, qui est également organisé par ordre alphabétique.

Maîtrise de la situation – et de la boîte aux lettres

Kurz a une suggestion pour que la boîte aux lettres ne déborde pas constamment: vérifier simplement le courrier n’a pas de sens. Il explique: «Il n’y a que cinq choses à faire avec le courrier». Supprimez, transférez, archivez, faites-le directement ou planifiez. Kurz recommande de toujours faire les quatre premiers points directement. « Tout ce qui ne prend pas plus de cinq minutes doit être fait immédiatement. » Les e-mails qui prennent plus de temps à traiter sont mis sur la liste des tâches.

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«Si tout est sur la liste, cela enlève le stress, car les gens se sentent bien lorsqu’ils maîtrisent la situation», dit Kurz. Un bureau bien rangé peut également vous aider. Kurz appelle à lâcher prise de cinq et à voir le changement pour le mieux. Les gens recherchent toujours la perfection et 99% ne sont tout simplement pas parfaits. Mais: « Si vous êtes un slob total, un bureau à moitié vide est une amélioration. »

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