Les vidéoconférences sont de plus en plus populaires – par exemple avec zoom. Les salles de sous-commission, qui permettent des conversations personnelles au sein de réunions en ligne très fréquentées, sont une fonction utile. En utilisant l’exemple de Zoom et Microsoft Teams, nous vous expliquerons comment créer des salles de sous-commission et pourquoi cela en vaut la peine.
D’André Gabriel
Le bureau à domicile et le travail mobile sont en plein essor. De plus en plus de personnes utilisent des fournisseurs de vidéoconférence numérique pour se mettre en réseau même s’ils ne sont pas assis dans la même pièce ou le même bâtiment. Les plus connus sont Zoom et Teams – ils peuvent être utilisés pour créer des réunions virtuelles.
Une fonction pratique lorsque de nombreuses personnes participent à une session est appelée salles de sous-commission pour les équipes et Zoom. Il permet à l’hôte de la réunion de diviser les autres participants dans des pièces séparées, où ils peuvent communiquer sans être dérangés en dehors de la conférence principale.
Activer les salles de sous-commission zoom
L’option pour les salles de sous-commission doit d’abord être activée dans les paramètres.
Image : © Zoom 2021
Les salles de sous-commission ne sont pas automatiquement activées lors du zoom. Pour utiliser la fonction, vous avez besoin de Zoom version 4.5.0 ou plus récente. Voici comment procéder sur le bureau :
- Ouvrez le site Web de Zoom.
- Connectez-vous avec vos données personnelles.
- Cliquez sur « Paramètres » à gauche.
- Faites défiler jusqu’à « Salle de détente ».
- Activez la fonction en cliquant sur l’interrupteur.
- Mettez la coche dans la zone nouvellement apparue.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Avec le message « Vos paramètres ont été mis à jour », Zoom confirme que vous avez activé avec succès la fonction des salles de sous-commission. Il peut également être à nouveau désactivé à l’aide de l’interrupteur.
Créer une nouvelle session en petits groupes dans Zoom
Une ou plusieurs salles de sous-commission peuvent être créées dans Zoom pendant qu’une session est en cours. Cela fonctionne comme ceci :
- Cliquez sur « Séance en petits groupes » ci-dessous.
- Entrez le nombre de chambres dont vous avez besoin.
- Sélectionnez « Manuel ».
- Cliquez sur « Créer des sessions ».
- Sélectionnez « Attribuer ».
- Remplissez les salles de sous-commission de participants.
- Cliquez sur le bouton bleu dans le coin inférieur droit.
Après la septième étape, toutes les sessions scindées qui ont été créées sont actives.
Utilisez correctement les salles de zoom séparées
Une fois qu’un hôte a créé une salle en petits groupes séparée et ajouté d’autres participants, une invitation à une salle en petits groupes apparaît automatiquement sur leur écran respectif : « Le modérateur vous invite à rejoindre la salle en petits groupes suivante : Session en petits groupes [Zahl]Vous ne pouvez utiliser la salle supplémentaire que si vous cliquez sur « Rejoindre ». Alternativement, vous pouvez décliner l’invitation avec « Plus tard ».
Si vous êtes modérateur de la réunion en ligne et que vous souhaitez rejoindre vous-même une salle en petits groupes zoom, cliquez sur « Rejoindre » dans la fenêtre de vue d’ensemble des salles voisines et confirmez votre saisie par « Oui ». Les participants à la salle de sous-commission peuvent passer de la session séparée à la conférence principale Zoom en utilisant le bouton « Quitter la salle ».
MS Teams propose également des salles de sous-commission
Vous pouvez facilement créer une salle de sous-commission lors d’un appel vidéo.
Image : © Microsoft 2021
Si vous souhaitez créer des salles de sous-commission en équipes, vous devez organiser une conférence et utiliser la version de bureau. La fonction s’appelle « salles de groupe » et se situe en haut à droite entre le symbole de la main et les trois points lors d’une séance de course à pied. Voici comment démarrer une salle d’équipe lors d’une visioconférence :
- Cliquez sur l’icône « salles de groupe ».
- Entrez le nombre de chambres dont vous avez besoin.
- Sélectionnez « Manuel ».
- Effectuez les réglages de base.
- Remplissez les salles de sous-commission de participants.
- Ouvrez les salles de groupe.
À l’étape quatre, par exemple, vous pouvez spécifier ou empêcher les participants de revenir à la conférence principale à tout moment.
Seul l’hôte peut basculer entre les chambres individuelles adjacentes, les renommer ou les supprimer. Le modérateur peut également envoyer des messages globaux qui s’affichent en parallèle dans toutes les salles de sous-commission des équipes.
Avantages des salles latérales virtuelles
Quiconque a déjà participé à des réunions en ligne avec plusieurs personnes le sait : les conversations et les sujets se mélangent souvent. Même un programme n’aide pas toujours, car plus les participants participent et contribuent de manière communicative, plus les scènes secondaires thématiques se développent. Les salles de sous-commission Zoom ou Teams peuvent leur rendre justice.
Exemple pratique fictif : Une équipe éditoriale planifie les sujets à venir par visioconférence. Cela donne lieu à diverses idées qui sont développées en petits groupes. A cet effet, la direction éditoriale crée plusieurs salles de sous-commission, les nomme par projet et affecte manuellement les collaborateurs en fonction de leurs compétences.
Maintenant, les groupes individuels ont chacun une demi-heure avant que l’hôte ne ferme les salles adjacentes et ramène tout le monde à la conférence principale, où ils présentent progressivement leurs résultats. En fin de compte, les réunions de groupe virtuelles remplacent les salles de réunion physiques dans un bureau.
sommaire
- Les salles de sous-commission sont des salles latérales virtuelles créées manuellement pendant les vidéoconférences.
- Le fournisseur renommé Zoom propose des salles de sous-commission ainsi que Microsoft Teams.
- Seul l’organisateur d’une réunion en ligne peut configurer et modifier de telles salles.
- Plus il y a de personnes qui participent à une conférence, plus les salles de sous-commission sont probables.
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