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Comment se préparer à une visioconférence

Considérée comme étant l’une des méthodes les plus utilisées concernant la communication à distance, la visioconférence est une solution offrant à des équipes professionnelles la possibilité de rester en contact, et cela, malgré l’abîme géographique. Un outil technologique prometteur, celui-ci assure un lien entre les collaborateurs concernés via le télétravail ou établies dans des bureaux délocalisés. En s’appuyant sur ce type de communication, cela apporte une petite touche “humaine” aux réunions réalisées à distance, comparée aux appels téléphoniques, voire aux emails. Pour les novices, afin de vous aider à vous préparer sans difficultés à une visioconférence, voici quelques informations pour vous.

La sélection d’un outil optimal pour une visioconférence d’excellente qualité

L’étape cruciale pour la préparation d’une visioconférence sans complications est bien évidemment la sélection de communication à exploiter. Vous devez choisir la bonne méthode de visioconférence adéquate à votre organisation.

En choisissant l’outil de communication parfait pour votre visioconférence, le critère majeur dépendra du nombre de personnes qui participeront à la réunion en question. De ce fait, étudiez les conditions suivantes : 

  • L’outil adapté au nombre d’employés dans votre firme ou votre service
  • Analysez la localisation de vos équipes
  • Assurez-vous que le logiciel ou le site que vous aurez choisi leur soit accessible

Une qualité sonore et visuelle immaculée

Les critères complémentaires, mais également indispensables pour rendre votre visioconférence plus optimale, sont notamment la qualité du son ainsi que de l’image. En effet, cela va de soi qu’il est primordial que ces derniers soient clairs. Ainsi, les participants pourront bien s’entendre et se voir durant la réunion.

De ce fait, privilégiez un micro ainsi qu’une caméra pourvue d’une bonne qualité.

Des fonctionnalités indispensables au rendez-vous

En termes de fonctionnalités élémentaires, celles-ci ne doivent surtout pas être négligées pour une visioconférence, notamment : 

  • Une fonction d’enregistrement automatique
  • Des fenêtres de discussions et commentaires privées et publiques
  • L’écriture d’informations en direct
  • Le partage d’écran ainsi que des documents

Une autre option qui est et demeurera toujours importante, peu importe le type de plateforme en question : la sécurité. En effet, vous devez privilégier une plateforme bien sécurisée pour superviser les accès à vos réunions ainsi qu’à vos données.

Pour finir, il est par ailleurs primordial que l’outil dont vous aurez opté soit compatible avec les mêmes systèmes d’exploitations manipulés par le reste de votre équipe ou de vos collaborateurs. De ce fait, chaque interlocuteur aura non seulement une meilleure facilité en termes d’installation, mais chacun aura un accès plus aisé et rapide à la plateforme en question.

Anticipez votre visioconférence

Il est toujours bénéfique de préparer à l’avance sa visioconférence, que celle-ci soit associée à une réunion ou un autre motif. L’organisateur doit alors analyser les objectifs ainsi que les points qui seront potentiellement abordés durant la communication. Cela permettra aux participants de mieux se repérer durant le déroulement de la visioconférence.

Quelques points clés avant une visioconférence

Pour vous donner un aperçu bien plus détaillé des multiples points clés à considérer pour réaliser une visioconférence optimale pour l’organisateur ainsi que pour les participants, voici quelques repères à mettre en avant : 

  • Sélectionnez et invitez les personnes concernées individuellement (pensez à leur informer le motif, la date ainsi que l’heure de la visioconférence)
  • Privilégiez un environnement calme et neutre
  • Optez pour des vêtements sobres et simples

Un déroulement optimal d’une visioconférence

Il faut savoir qu’une visioconférence est quasi semblable à un rassemblement classique dans la vie réelle. De ce fait, quelques conditions doivent être appliquées pour toutes et tous, notamment la ponctualité et l’optimisation des outils tels que la webcam et le micro.

Néanmoins, en tant qu’organisateur, vous devez mettre à l’aise tous les participants concernés durant la visioconférence. Par conséquent, il est important et tout à fait normal de votre part de vous présenter, de demander comment vont les participants et enfin introduire le motif de la visioconférence pour ainsi les faire rentrer dans le bain, et cela, sans difficultés.

Bien que ce point semble moindre, il est essentiel de toujours étudier le langage corporel de vos participants. En effet, une communication virtuelle met bien plus en valeur le lien visuel que verbal entre individus. De ce fait, il est fortement conseillé de vous comporter tel que vous le feriez si vous étiez sur votre lieu de travail dans la vie réelle.

Pensez également à laisser la parole à chaque participant. Durant une visioconférence, il est toujours favorable d’inclure chaque personne dans la conversation. Ainsi, chacun peut offrir son lot d’opinions et peut aussi se sentir à l’aise.

Pour finir, concluez convenablement votre réunion. Pour ce faire, résumez les points mentionnés, les initiatives réalisées ainsi que les tâches de chacun. Pensez aussi à effectuer une mini séance de questions réponses avant l’aboutissement de la visioconférence.