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Comment intégrer de nouveaux travailleurs à distance: ce que disent les experts

Empathie. Personnalisation. La communication. Faites quelque chose de stimulant et d’attrayant. Les clés de la arrivée d’un nouveau travailleur en période de pandémie être un succès n’a pas grand-chose à voir avec des outils spécifiques.

Voici quelques-unes des clés à suivre pour intégrer de nouveaux collaborateurs et le faire à distance ou de manière hybride, selon les experts en ressources humaines (RH) avec lesquels nous nous sommes entretenus.

Personnalisation des processus

Alejandro Frieben est le directeur des ressources humaines d’Oracle dans notre pays. Tous les employés de la société font du télétravail 100% du temps. Bien qu’il reconnaisse que l’incorporation de nouvelles personnes au cours de cette dernière année est de plus en plus froide, soutient que le processus lui-même n’a pas changé, sauf qu’il est désormais virtuel.

« La clé est la personnalisation du processus, en particulier le intégration», Détaille-t-il. Il croit que il est essentiel qu’il y ait une plus grande proximité que d’habitude, avec beaucoup de préparation avant ce jour-là. «Il faut se demander, à la fois à la personne qui rejoint et à l’ensemble de l’entreprise, qu’il y a compréhension car les choses risquent de ne pas se dérouler comme prévu, comme l’arrivée de l’ordinateur portable», détaille-t-il.

Fireben recommande que toutes les procédures soient standardisées et accessibles afin que l’employé dispose de tous les outils (matériel, logiciel, connaissances et contacts) nécessaires pour commencer à fonctionner de manière autonome. « Tout type de relation humaine, même virtuelle, doit être facilité pour éviter l’isolement« , Ajouter.

Fireben explique que le processus comporte trois phases: celle avant l’incorporation, le jour J et les deux ou trois semaines après l’arrivée du nouvel employé. Dans le premier, le service RH prépare un email pour que le responsable direct du nouvel employé sache tout ce qu’il a à faire avant l’arrivée de la nouvelle personne (demander un ordinateur portable, un compte email …). Aussi doit désigner un référent pour le nouvel employé. «Il sera celui qui aidera le nouvel ajout à savoir comment évoluer dans notre entreprise. C’est l’ami qui vous aide à gérer les outils, comment vous déplacer, savoir quoi faire, qui est qui au sein de l’entreprise… Il est la deuxième personne la plus importante, après le manager ».

Le jour de la constitution, des réunions doivent avoir lieu avec le manager, avec cette personne qui servira de guide, avec le département technologie et avec les RH. « Cela dépend de la position, mais nous préparons généralement un ordre du jour pour que la personne sache quoi faire les 10 à 15 premiers jours dans l’entreprise », détaille-t-il.

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Dans la troisième phase, le service RH « nous essayons de maintenir un certain contact avec une certaine fréquence pour éviter la solitude ou l’isolement ». En outre, après quelques mois, «nous avons demandé à la fois à la nouvelle constitution et à son manager ce qu’ils pensaient intégration, pour corriger d’éventuelles erreurs ».

Il n’y a qu’une première impression

Ana Gaitán est la Welcome Manager du groupe Adecco. Il défend qu’il n’y a qu’une première impression, donc l’intégration doit être attrayante et stimulante, « Surtout maintenant qu’il n’y a plus de contact. » Depuis l’année dernière, Adecco a numérisé toutes ses formations, ce qui permet de personnaliser les incorporations. «Nous pouvons réunir de petits groupes et donner plus de flexibilité» lorsque les nouveaux employés savent tout sur l’entreprise qu’ils rejoignent.

Gaitán explique également que pour faire un intégration en ces temps, il est essentiel d’être plus en contact avec la personne et de maintenir une proximité, même au format numérique. «Il reçoit en permanence des appels des RH, du supérieur, nous suivons et accompagnons digital, même en créant des équipes de bulles », détaille-t-il.

Couple femmes

Adecco dispose également d’un manuel avec ce que le manager doit faire quand quelqu’un rejoint son équipe au cours de leur première année. La personne incorporée reçoit également un guide explicatif pour ces 12 premiers mois.

Ainsi, la nouvelle constitution reçoit un appel des RH avant leur arrivée, où ils sont expliqués qui les recevra. «C’est toujours le supérieur, de manière virtuelle, mieux que de simplement appeler. Les supérieurs planifier des réunions avec l’équipe et toute la première semaine, ils tiennent ces réunions », détaille-t-il. A la fin de la première semaine, ils ont une formation et un contact avec les RH sur ce qu’est Adecco, ce que l’on attend d’eux, leurs bénéfices… « Nous recommandons également les pauses sociales », souligne-t-il.

Si possible, mieux vaut un modèle hybride

María José Fraile est la directrice des ressources humaines de Meta4. Bien qu’ils aient été faits intégration complètement numérique, défend cela l’idéal est de faire un processus hybride dans lequel le premier contact est physique. «Avec la technologie, vous pouvez couvrir de nombreuses parties du processus, peut-être les plus plates. Mais vous devez essayer de faire sentir au nouveau venu que l’entreprise est en retard. Que nous sommes formés par des personnes et que nous ne sommes pas seulement sur un écran », explique-t-il.

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Pour cette raison, il est prévu que le premier jour de votre visite au bureau et que quelqu’un vous reçoive. «Il s’agit généralement des RH, des systèmes et de votre propre patron», détaille-t-il, même si ce n’est pas toujours possible. Mais même avec l’incorporation de son nouveau PDG, ce intégration hybride. « Le processus est toujours le même, quelle que soit la position de la personne qui arrive», Précise-t-il.

Travail

Les personnes qui reçoivent le nouveau venu le premier jour sont les «points de contact qui lui permettront d’être plus facilement en contact avec d’autres personnes de l’organisation. Même si vous l’avez dans le portail des employés, ce n’est pas la même chose que de le voir via Teams, surtout lorsque vous ne connaissez pas la culture et que cela rend le travail difficile », explique-t-il.

A partir de là, la recommandation de cet expert est de faire des cafés virtuels « dans lesquels on ne parle pas seulement de travail, pour sauver la touche humaine ». Dans son cas, par exemple, il s’assure que chaque matin il passe au moins 15 minutes à faire du café avec son équipe. «Non seulement nous rattrapons nos devoirs, nous nous demandons également comment nous allons. Et il y a des moments où, comme cela s’est produit lors de réunions en face à face, que tout se transforme en chaos, que tout le monde parle en même temps», Détaille-t-il.

Empathie des personnes et des entreprises

Daniel Pérez, directeur de la technologie et du numérique de Michael Page, défend que la chose la plus importante pour faire un bien intégration c’est l’empathie de toutes les parties impliquées. « Les entreprises ont dû être plus créatives pour accueillir virtuellement cet accueil chaleureux, sans contact en face à face.», Détaille-t-il.

«Cela peut se faire en mettant en place des outils plus orientés avant de commencer la première journée (un pack de bienvenue, un email présentant l’organigramme, des visages, une présentation plus corporate, un renforcement des valeurs et des systèmes de travail…). Quand il intégration Cela a été fait en personne et laissé pour la journée après leur adhésion. Maintenant, vous devez faire un pas avant. Ce contenu lui donne de la fiabilité, pour qu’il comprenne demain à qui les gens vont se heurter », explique-t-il.

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Pérez pense qu’en ces temps, il est essentiel de s’appuyer sur des ressources qui étaient auparavant ignorées. « Il faut très bien préparer l’accompagnement initial de la première semaine, en comptant sur les principales personnes de l’organisation, qui seront celles qui pourront donner plus de confiance et générer plus d’engagement. Avec le contact face à face, il était plus facile de prendre un café. Tout cela doit être transféré vers le virtuel, avec un calendrier. Il ne peut pas être laissé au naturel. La personne qui rejoint doit savoir quelles personnes clés elle va rencontrer, ce qu’elle va expliquer ».

De plus, il recommande de s’appuyer sur la formation de la personne avec des plateformes e-learning. «Les entreprises doivent préparer et valoriser cette intégration virtuel. C’est votre lettre de présentation au professionnel qui se joint. Si ce n’est pas agile, intuitif et précieux, les messages que vous véhiculez sont mauvais », détaille-t-il.

Et, dans cette empathie, il prévient qu’avec le numérique, il y a beaucoup plus de ressources, mais qu’il faut savoir les utiliser pour ne pas submerger la nouvelle incorporation. «Vous devez combiner des réunions de contenu professionnel avec un contenu plus informel et ne pas tout faire en même temps. Il faut combiner des rencontres avec des experts et des personnes plus récentes, car ce sont elles qui sont les plus proches du candidat. Des réunions plus informelles pour permettre aux collègues de s’exprimer », souligne-t-il

Enfin, cet expert est également convaincu que, bien que certaines choses du intégration le virtuel restera, il retournera à un système mixte dans lequel il y a encore un contact personnel.

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